Perché l’ERP non è un progetto informatico

Software selection, demo, tecnologie, piattaforme, infrastruttura, ambiente di sviluppo, aggiornamenti, interfaccia utente… questi sono solo alcuni dei temi tecnici che vengono sollevati dai clienti quando scelgono un ERP per la propria impresa. L’ERP per molte persone rimane un problema esclusivamente informatico (in fondo è un software!) e come tale lo approcciano, con risultati spesso insoddisfacenti.

Ma perché il “vecchio gestionale” funzionava ed il nuovo invece “ci ha ingessati”?

Il primo ostacolo è la migrazione dei dati nel nuovo sistema. Poiché l’ERP ha una struttura dei dati piuttosto complessa, spesso gli archivi di partenza sono privi di informazioni essenziali, che il vecchio software non gestiva. Queste informazioni vanno integrate manualmente, recuperando dati nei vari uffici di competenza.

Rapidamente l’azienda prende atto di due fattori chiave per il successo del progetto:

  • La bontà dei dati in “input” è fondamentale per ottenere i giusti “output”
  • Il dato e le sue proprietà vanno condivise tra i vari uffici, affinché tutti gli utenti si ritrovino le informazioni desiderate

La condivisione di dati e processi è il secondo ostacolo. Spesso i gestionali che sostituiamo sono prettamente fiscali (o dell’area “finance”) ed il resto dell’azienda vive di soluzioni dipartimentali. L’ERP ha come obiettivo l’unificazione di tutte queste procedure.

Così diventa evidente la catena dei processi che porta al risultato finale; utente A: “non posso spedire perché non mi hai caricato l’ordine”, utente B: “non posso caricare l’ordine perché non c’è il codice articolo”, utente C: “non posso creare il codice articolo perché non ho le informazioni della distinta base”… ed iniziano gli attriti tra i vari uffici che non sono abituati a scambiarsi informazioni in modo organizzato.

Il terzo ostacolo è la standardizzazione delle procedure. Pensiamo a Dynamics NAV che supera il milione di utenti nel mondo. Porta con sé circa 5.000 oggetti  sviluppati secondo le esigenze di molti (ma non di tutti).

Le aziende vogliono un ERP anche per uniformare i loro processi. Nelle fasi iniziali dei progetti si riscontra sempre una grande predisposizione ad adattarsi allo standard del nuovo sistema. Poi però sul campo iniziano i problemi: “ah ma questa cosa non la fa?”, “lo si può cambiare?”, “è solo una piccola modifica…”. Un eterna lotta tra “standard” vs. “custom”.

È chiaro quindi come il vero tema alla base dell’implementazione di un sistema ERP sia quello organizzativo e non quello informatico.

Un buon partner deve mettere a disposizione del cliente non solo risorse tecniche, ma anche risorse con esperienza aziendale e che siano in grado di avviare riflessioni sul corretto funzionamento del sistema. Meglio ancora se l’azienda è autonoma in questo processo di crescita e comprende l’importanza di formalizzare dei chiari processi di lavoro.

Come si affronta quindi un progetto ERP affinché sia di successo? Ecco gli “ingredienti” indispensabili:

  • Direzione e key-users devono essere coinvolti in prima persona nel comitato di progetto, assicurandosi che gli utenti seguano le nuove direttive e favorendo lo scambio di informazioni tra i reparti.
  • Tutti i processi (almeno quelli più importanti o complessi) devono essere chiaramente formalizzati. Un processo “sano” è tale se può funzionare anche con “carta e penna”.
  • Comprendere l’importanza della qualità del dato anche se recuperare tutte le informazioni necessarie richiede uno sforzo.
  • Accettare che, nella logica del nuovo sistema, alcuni reparti possano lavorare di più in favore di altri che lavoreranno di meno, magari perché è più conveniente od opportuno inserire l’informazione in un momento diverso.
  • Evitare la formazione fine a sé stessa sul nuovo sistema e prediligere la realizzazione di “prototipi”, effettuando una sorta di collaudo con dati reali di quello che dovrà essere il sistema a regime. Accettare senza remore il tempo che gli utenti dedicheranno a questa fase, ciò che non è stato provato prima, difficilmente può funzionare dopo senza problemi.
  • Dividere in fasi (milestone) il progetto con i primi obiettivi semplici ed a portata di mano.
  • Ricordarsi che una buona procedura copre l’80-90% dell’esigenza; il 10% mancante per arrivare alla perfezione ha quasi sempre un costo che supera i benefici.

 

Chiama subito per maggiori informazioni +39 0113473770
oppure lasciaci i tuoi recapiti e sarai contattato il prima possibile:



 

Lascia un commento