Un archivio documentale con NAV

Usando Python, qualche barcode ed i web services di Dynamics NAV è possibile realizzare un semplice ma efficace sistema per l’archiviazione di documenti scannerizzati all’interno del sistema ERP. I documenti possono essere di qualsiasi tipo (ordini fornitore, DDT di consegna, fatture passive…) e vengono automaticamente convertiti in PDF e con la giusta risoluzione per non occupare troppo spazio.

Il sistema è completamente automatico, grazie ai barcode è possibile individuare l’inizio/fine dei documenti e collegarli automaticamente a transazioni di NAV. Vediamo come si fa.

Il processo

Per prima cosa vengono stampate delle etichette barcode “stupide” che riportano un numero sequenziale, sempre diverso, e con un prefisso ben definito.

stupidbarcode

Durante la registrazione contabile, l’addetto appone uno di questi barcode sulla prima pagina del documento da scannerizzare.

Contestualmente, in un apposito campo di Dynamics NAV, registra questo barcode, leggendolo tramite un lettore collegato al PC. In questo modo si crea la prima associazione tra il valore del barcode e la registrazione contabile.

Il documento viene impilato e si passa alla registrazione successiva.

Per ottimizzare i tempi, la scansione dei documenti avverrà soltanto alla fine delle registrazioni e mediante uno scanner automatico con ADF. Consiglio l’uso di scanner adeguati ed in grado di fare il fronte/retro con una singola passata (ad. esempio EPSON WORKFORCE). La pila dei documenti viene quindi scannerizzata automaticamente e per ciascun foglio verrà creato un file di immagine in un percorso di rete.

Eventuali allegati del documento, o pagine successive alla prima, saranno abbinati anch’essi automaticamente. Infatti il sistema considera come prima pagina solo quella in cui viene individuato il barcode “stupido”, tutte le altre sono trattate come pagine successive.

Il software

Ad una precisa ora del giorno (questo per non interferire con i file che si creano durante l’orario di lavoro) parte automaticamente un processo che analizza i file delle scansioni.

ZBar è una libreria gratuita in grado di individuare e leggere barcode posizionati ovunque all’interno di una immagine. È possibile scaricare ZBar da qui.

Dentro NAV andiamo quindi a realizzare un semplice web service che riceve in input due dati: il barcode individuato ed il nome del file PDF. Il servizio è responsabile dell’associazione finale, cioè trovare la registrazione con quel preciso barcode ed allegarvi il PDF affinché sia sempre consultabile dall’utente. Il sistema con cui gestire l’allegato può essere di qualsiasi tipo, per non appesantire il database consiglio di salvare il documento nel filesystem e creare un collegamento in un’apposita tabella.

navcodeunit

Il software Python che segue si occupa di analizzare i file presenti in un preciso percorso, assemblare i PDF per ciascun barcode e richiamare il web service di NAV.

 

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